VOG-beleid Vollido

Introductie
Dit is het VOG-beleid van Vollido. Binnen de volleybalsport hechten we waarde aan een veilige en integere sportomgeving. Hiervoor nemen we diverse preventieve maatregelen. Eén van deze maatregelen is het inzetten van VOG’s. Ook NOC*NSF, het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de sportbonden zien de VOG als belangrijk onderdeel van een preventieve aanpak van integriteit en veiligheid. De VOG is een verklaring van het ministerie van Veiligheid en Justitie, waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van een persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, bijvoorbeeld het verkrijgen van een nieuwe baan of het werken met jongeren en kwetsbare groepen bij een sportclub. De VOG is één van de middelen om een veilige werkomgeving te bieden of bij te dragen aan een veilige sportclub, naast bijvoorbeeld voorlichting, gedragsregels, bewustwording, duidelijke meldstructuren met een vertrouwenscontactpersoon, referentiechecks en pedagogisch/didactische basiskennis bij iedere trainer/coach. Een VOG is daarom niet het enige middel. Het inzetten van een VOG geeft wel meer zekerheid over het verleden van (nieuwe) bestuursleden, trainers, coaches, commissieleden, scheidsrechters, etc. en vermindert de kans dat personen die eerder in de fout zijn gegaan een functie binnen onze club kunnen uitoefenen. Zo laten we zien dat we de veiligheid van iedereen op onze club serieus nemen. Dit beleidsstuk van Vollido gaat over het VOG-beleid binnen de club en is vastgesteld door het bestuur naar aanleiding van het besluit op de ALV van 24 juni 2021, dat alle vrijwilligers binnen Vollido een VOG moeten hebben.

Randvoorwaarden
Het VOG-beleid van Vollido voldoet aan de volgende randvoorwaarden rondom de aanvraag, registratie en monitoring van VOG’s:

  • Informatieverplichting: We informeren (nieuwe) bestuursleden en vrijwilligers over het aanvragen van een VOG, zodat zij kunnen beslissen of ze de informatie willen verstrekken. Dit wordt vermeld in wervingsteksten en kennismakingsgesprekken.
  • Doelmatig en met een legitieme reden: We maken alleen gebruik van screening door middel van VOG’s wanneer we er als Vollido een gerechtvaardigd belang bij hebben. We gebruiken de gegevens uit de screening uitsluitend ter onderbouwing van het besluit of iemand wel/niet een bepaalde functie kan uitoefenen, en we gebruiken de gegevens niet voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verkregen.
  • Dataminimalisatie: We bewaren geen (kopieën van) papieren of digitale VOG’s, maar uitsluitend de volgende registratie: naam en functie, datum van afgifte VOG, aanvraagcode, betreffende functieaspecten en dat er een echtheidscheck heeft plaatsgevonden, inclusief door wie en op welke datum.

Codes screeningsprofiel per functie
Bij het aanvragen van VOG’s hanteren we het overzicht van functies en bijbehorende screeningsprofielen (met codes en uitleg zoals opgesteld door Justis) in bijlage 1. Bij dit overzicht is per functie afgewogen welke screeningsprofielen noodzakelijk en proportioneel zijn. Als we in individuele gevallen besluiten af te wijken van dit overzicht, wordt dit schriftelijk onderbouwd en vastgelegd door het bestuur. Dit om te voldoen aan de AVG.

Uitwerking beleid VOG
Als Vollido stellen we een VOG verplicht voor personen die vrijwillig in functie zijn en waarbij wij een hoger risico op mogelijke integriteitsschendingen zien (zie bijlage 1). Relevante criteria zijn in lijn met het Nevobo beleid: beleidsbepalend, in aanraking met topsport en/ of jeugd, machts- en/of afhankelijkheids-relatie, financiën en integriteit. Dit betreft de volgende functies:

  • Bestuursleden.
  • Vertrouwenscontactpersonen.
  • Personen die op structurele basis werkzaam met sporters: trainers, coaches, fotografen, begeleiders jeugdkampen.
  • Scheidsrechters en evt. andere wedstrijdofficials.
  • Leden van commissies en werkgroepen: technische commissies, jeugdcommissies, organisatie zomerkamp.
  • Overige personen die direct werken met minderjarigen en/of kwetsbare personen.
  • Overige personen die direct werken in een machtspositie (waar anderen afhankelijk zijn).
  • Overige personen die direct werken in een beleidsbepalende rol en/ of met financiën

Justitiële antecedenten worden geregistreerd vanaf de leeftijd van 12 jaar en dit is ook de minimale leeftijd waarop een VOG aanvraag kan worden ingediend. Indien iemand geen Nederlandse nationaliteit heeft kan er geen VOG worden aangevraagd. In dat geval hanteren we het vier ogen principe als voorwaarde voor samenwerking.

Voorafgaand aan start werkzaamheden
De VOG dient voor aanvang van de werkzaamheden verstrekt te worden. Indien dit om organisatorische redenen niet mogelijk is, in ieder geval binnen aanvaardbare termijn nadat de aanvraag is gedaan. Dit ter beoordeling van het bestuur. Het ontvangen van een VOG is een expliciete voorwaarde voor het tot stand komen van een samenwerking en/of vrijwilligersrol. Als er geen VOG aangeleverd kan worden, is samenwerken niet mogelijk (zie ook ‘Geen VOG (meer)').

Elke 3 jaar herhaling
Als Vollido vinden we het belangrijk om de veiligheid en integriteit in onze organisatie continu te kunnen waarborgen. Daarom hanteren we in lijn met het beleid van Nevobo voor de VOG een geldigheid van 3 jaar, waarna de VOG opnieuw opgevraagd en getoond dient te worden. Het is de verantwoordelijkheid van Vollido om na 3 jaar opnieuw om een geldige VOG te vragen.

VOG ook verplicht voor trainersdiploma en/of licentie
Alle trainers/coaches moeten een actuele VOG hebben voordat zij een trainersdiploma, dan wel licentieverlenging krijgen vanuit Nevobo. Deze VOG dien je als trainer/coach aan te vragen via de vereniging/organisatie waarvoor je actief bent. Betreffende trainer/coach kan deze VOG zowel voor de club gebruiken als aan Nevobo verstrekken. Om dit proces zo makkelijk mogelijk te maken is het handigst als de trainer/coach bij de VOG aanvraag aangeeft de VOG graag digitaal te willen ontvangen.

Deelname regeling Gratis VOG
Voor alle (nieuwe) bestuursleden en vrijwilligers in onbetaalde functies, die werken met jongeren en/of kwetsbare groepen en waarvoor wij een VOG verplicht stellen, kunnen we als Vollido gebruik maken van onze toelating tot de Regeling Gratis VOG. Met deze toelating kunnen we VOG’s gratis aanvragen. Vanuit Vollido wordt de aanvraag voor een VOG ingediend waarna de betreffende persoon de aanvraag zelfstandig afrondt en de VOG toont.
(zie punt randvoorwaarden – dataminimalisatie)

VOG op papier of digitaal
Justis kan een VOG op papier of een digitale versie verstrekken. De aanvrager van de VOG mag hier zelf uit kiezen.
Bij een papieren VOG ontvangen aanvragers de VOG per post en dienen deze voor een echtheidscontrole te tonen (zie punt randvoorwaarden -dataminimalisatie). Bij Vollido controleren we vervolgens of de inhoud van de VOG het opgegeven screeningsprofiel bevat en controleren we de echtheid. Na controle neemt de eigenaar van de VOG deze weer mee.
Bij een digitale VOG ontvangen aanvragers de VOG in de Berichtenbox van MijnOverheid en kunnen deze vervolgens per e-mail doorsturen. Bij Vollido controleren we vervolgens of de inhoud van de VOG het opgegeven screeningsprofiel bevat, en controleren we de echtheid via www.validatie.nl. Na controle wordt de digitale VOG vernietigd.

Geen VOG (meer)?
Wanneer iemand geen VOG (meer) kan of wil tonen, wordt de samenwerking niet aangegaan. Ook is het uitgangspunt dat een lopende samenwerking wordt beëindigd. Het kan ook leiden tot aanpassing van de beoogde functie en/of activiteiten.

 

Bijlage 1: Overzicht functies en bijbehorende screeningsprofielen

Bestuursleden algemeen

  • 11 Bevoegdheid hebben tot het raadplegen en/of bewerken van systemen.
  • 12 Met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan.
  • 13 Kennis van veiligheidssystemen, controlemechanismen en verificatieprocessen (indien van toepassing).
  • 21 Omgang contante en/of girale gelden en/of (digitale) waardepapieren (indien van toepassing).
  • 22 Budgetbevoegdheid hebben (indien van toepassing).
  • 71 Personen die vanuit hun functie mensen en/of organisatie (of een deel ervan) aansturen.
  • 84 Belast zijn met de zorg voor minderjarigen,
  • 85 Belast zijn met de zorg voor (hulpbehoevende) personen.

Vrijwilligers werkzaam met sporters

  • 63 (Rijdend) vervoer waarbij personen worden vervoerd (van toepassing bij wekelijks rijden)
  • 84 Belast zijn met de zorg voor minderjarigen (indien van toepassing).
  • 85 Belast zijn met de zorg voor (hulpbehoevende) personen (indien van toepassing).

Scheidsrechters van de sportbond

  • 11 Bevoegdheid hebben tot het raadplegen en/of bewerken van systemen.
  • 12 Met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan.
  • 84 Belast zijn met de zorg voor minderjarigen (indien van toepassing).
  • 85 Belast zijn met de zorg voor (hulpbehoevende) personen (indien van toepassing).

Leden commissies en werkgroepen

  • 11 Bevoegdheid hebben tot het raadplegen en/of bewerken van systemen.
  • 12 Met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan.
  • 84 Belast zijn met de zorg voor minderjarigen.
  • 85 Belast zijn met de zorg voor (hulpbehoevende) personen.